一時保育所利用承認通知書の誤送付について

いつ

事故認知日：令和6年11月16日（土曜日）

どこで

一時保育所（キッズルームシビック）

だれが

文京区子育て支援課（事業の運営は民間事業者に委託）

内容

一時保育事業の運営において、委託事業者が、利用者の個人情報を記録した利用承認通知書を、別の利用者の情報を含めて送付してしまう事案が発生しました。

このような事案が発生したことについて、区民の皆様に深くお詫び申し上げますとともに、再発防止の徹底に努めてまいります。

事故概要

• 一時保育事業では、利用者からの申請に基づき、利用承認通知書を送付しています。今回、11月5日（火曜日）に、11月16日（土曜日）及び17日（日曜日）の利用を希望している申請者分の利用承認通知書を作成する際、利用者宛ての利用承認通知書の裏面に誤って別の利用者の情報を印刷し、送付してしまいました。
• 11月16日（土曜日）に承認内容の確認のため、利用者から利用承認通知書の提示を受けた際、職員が裏面の印刷に気づき、事態が判明しました。

漏洩した個人情報

住所・保護者氏名及び児童氏名・生年月日・年齢（誤送付の件数：20件）

事故発生の原因

発送の漏れなどが無いよう、利用申請の内容と利用承認通知書の内容を複数人で確認し封入しておりますが、書類作成時の不注意に加え、添付書類とともに折りたたんだ状態でチェックを行っているなど、確認方法が不十分であったため、このような事故が発生しました。

該当する方への対応

1. 利用承認通知書を受け取った方に対し、経緯をお伝えした上で謝罪するとともに、誤送付した利用承認通知書を回収しました。
2. 利用承認通知書の裏面に情報を記載された方に対し、経緯をお伝えした上で謝罪しました。

再発防止策

委託事業者に対し、書類の作成手順の見直しと適正な確認方法の徹底を指導することにより、再発防止に努めてまいります。